展会物料的WhatsApp群发指南：客户分组如何避免内容错配

用沟通阶段建立最小分组

可以从“初步了解、正在选型、等待补充资料”三个工作标签开始。标签只反映已知沟通情况，不应把没有回复的人直接归类为高意向客户。

对初步了解的筹备展台与活动展示的团队，先解释展会和品牌活动展示中需要比较的项目；已经在选型的人，更可能需要成品尺寸、图稿要求、安装结构的明确信息。

给每个分组写不同的任务

初步了解组的目标可以是阅读基础说明，选型组的目标可以是补齐缺少的条件。不要仅修改称呼，就把同一段催促咨询的文案发给所有组。

把成品尺寸、图稿要求、安装结构放在同一份资料中，并配上物料尺寸图与现场安装示意。客户提出展示尺寸、图稿要求和安装方式是否明确这类问题时，接待人员能够从同一个版本找到依据，不需要在聊天记录里翻找零散截图。

设置更新与排除规则

一位客户补齐资料后，应从原分组移出或更新标签。已明确不希望接收该类消息的客户应停止安排，避免客服和执行人员各自维护一份互相冲突的列表。

审核时特别注意：不要把画面设计、制作与安装的交付范围混为一项。图片、消息、页面和客服回复应采用一致的产品名称与规格；如果某项信息还没有确认，就先补齐资料，不要用肯定语气猜测。

操作清单

1. 只用已知信息建立标签，不猜测客户意愿。
2. 为每组记录主要问题、下一步动作和对应文案。
3. 更新沟通阶段时同步更新发送安排。
4. 保留停止接收记录，执行前统一核对。